La AEPD pone en funcionamiento el Sistema de Notificaciones Telemáticas a la Agencia, “NOTA”
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ha puesto en funcionamiento el sistema de Notificaciones Telemáticas a la Agencia, “NOTA”, el primer servicio de administración electrónica que ofrece este organismo.
El objetivo del sistema “NOTA”, que está a disposición de entidades privadas y públicas
desde el 1 de septiembre a través de la página web de la Agencia (http://www.agpd.es/), es
simplificar y facilitar la notificación de ficheros con datos de carácter personal al Registro
General de Protección de Datos (RGPD).
El nuevo sistema permite tres modalidades de notificación de los ficheros: vía telemática añadiendo la posibilidad de utilizar firma electrónica; en formato papel cumplimentada mediante el sistema NOTA, incluyendo un código óptico de lectura para agilizar su inscripción; y en formato XML a través de Internet, con y sin certificado de firma reconocido.
Con el sistema “NOTA” los formularios de inscripción de ficheros al RGPD se han reducido de 13 a 3 páginas. A través de la página web de la AEPD los responsables de los ficheros pueden seleccionar un formulario entre los siguientes modelos:
- En función del responsable: titularidad pública o titularidad privada, permite la notificación de inscripción de un fichero de nueva creación, así como la modificación o supresión de un fichero inscrito en el RGPD.
- Notificación simplificada o notificación tipo, ya precumplimentada que permite la notificación de ficheros tales como clientes, recursos humanos, nóminas, comunidades de propietarios, pacientes, o libro recetario de oficinas de farmacia de titularidad privada, o los ficheros de recursos humanos, gestión del padrón, gestión económica, o control de acceso de ficheros de titularidad pública.
- Notificación estándar, para la notificación de cualquier otro tipo de fichero.
Además, la AEPD ha creado el Centro de Atención al Usuario con el objetivo de solventar las posibles dudas e interrogantes que les surjan a los usuarios del nuevo Sistema de Notificación Telemática de ficheros. Este servicio está disponible a través del teléfono 901 100 099.
Asimismo, el sistema NOTA cuenta una guía de ayuda para facilitar la cumplimentación de los formularios y orientar al responsable acerca de sus obligaciones sobre protección de datos y permitirá realizar el seguimiento del estado de tramitación de las notificaciones remitidas a la AEPD a través de Internet, mediante el código de envío facilitado por el formulario electrónico.
